Steuerrechtliche Vorschrift: Mails müssen revisionssicher Archiviert werden

Vorsicht Falle: Bei üblichen Installationen werden auch Mails mit gefährlichen Links und Anhängen mit archiviert. Dann kann die Bombe jederzeit aus dem Archiv heraus gezündet werden.

Wir zeigen Ihnen wie man es besser machen kann. Dazu haben wir das folgende 15-minütige Video erstellt:

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Wie archivieren Sie Ihre Mails?

Der Mail-Server im Rechenzentrum und Ihre Mail-Software sind keine geeigneten Lösungen, um Mails zu archivieren.

Alles, was bei Ihnen im “Posteingang”, in “Gesendet” oder im “Papierkorb” verbleibt, ist auch im Mail-Server im Rechenzentrum unverschlüsselt verfügbar!

Wenn Ihr Mail-Konto gehackt wird, kann das gewaltige Folgen haben!

Offline-Archivierung ist die bessere Alternative. Aber auch dabei muss sichergestellt werden, dass diese bei einem gehackten E-Mail-Konto für den Angreifer nicht erreichbar sind.

Schadsoftware ist in der Lage, vertrauenswürdig erscheinende E-Mails in Ihrem Namen an Adressaten zu senden, die Ihnen eine Mail geschickt haben. Die Schadsoftware antwortet dann auf diese Mail in Ihrem Posteingang und sendet dabei die Schadsoftware weiter. Und dann könnte es wie bei einer Kettenreaktion immer so weiter gehen.

Sie sind durch die DS-GVO gesetzlich verpflichtet, das zu verhindern … also geeignete Schutzmaßnahmen zu ergreifen.